1. Permite a assinatura digital (com senha) de documentos por funcionários, conselheiros e agentes externos. Essa funcionalidade proporciona redução de custos com aquisição de certificados digitais, além de reduzir custos com processos administrativos que envolvem a contratação do serviço e gestão do contrato;
2. Agilidade e automatização para iniciar, produzir e tramitar processos em todo o Conselho e entre unidades do Conselho. Atualmente, não há normatização e cada setor estabelece sua própria rotina;
3. Padronização de documentos com modelos pré-estabelecidos para preenchimento direto dentro do sistema;
4. Facilidade para consultar, alimentar e visualizar processos que não estarão atrelados a uma única pessoa (e sim ao setor) como ocorre com o processo físico;
5. Proporciona procedimentos mais seguros, visto que todos os documentos são ordenados em sequência cronológica com registro das atividades executadas pelos usuários e setores;
6. Sistema aprovado e amplamente utilizado por órgãos públicos;
7. Possibilita o envio de documentos por e-mail dentro do próprio sistema, registrando o procedimento dentro do processo. Este recurso elimina a possibilidade do usuário esquecer de anexar a documentação nos autos;
8. Sistema intuitivo e de fácil utilização para o usuário;
9. Auxilia de forma eficaz na transparência das informações;
10. Reduz as possibilidades de perda de documentos e processos;
11. Facilidade em buscar e localizar processos;
12. Aumenta o potencial de políticas de transparência ativa por parte do Conselho, ao possibilitar disponível na internet a consulta de documentos e processos públicos e autenticidade de assinaturas de documentos.
13. Aumenta as possibilidades de criação de políticas de gestão documental, por tipo de documento e de processo gerado, automaticamente a partir da classificação feita pelo próprio usuário.
14. Permite a realização de controles de desempenho de processos e estatísticas por unidade e por tipo de processo;
15. Permite visualização holísticas de processos de vários tipos;
16. Permite implantação escalonada por tipo de processo e por características de documentos;
17. Permite criação de processos novos tipos customizados para necessidades do conselho ao longo do tempo;
18. Permite padronização entre unidades do Conselho na federação;
19. Permite acesso para assinatura digital em computadores, celulares e tablets.

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é uma plataforma que engloba um conjunto de módulos e funcionalidades que promovem a eficiência administrativa. A solução é cedida gratuitamente para instituições públicas e permite transferir a gestão de documentos e de processos eletrônicos administrativos para um mesmo ambiente virtual.

Trata-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte analógico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI foi escolhido como a solução de processo eletrônico no âmbito do Processo Eletrônico Nacional (PEN), sendo uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos.

Devido às características inovadoras e do sucesso da prática de cessão da ferramenta, sem ônus para outras instituições, o SEI transcendeu a classificação de sistema eletrônico do TRF4, para galgar a posição de projeto estratégico para toda a administração pública, amparando-se em premissas altamente relevantes e atuais, tais como: a inovação, a economia do dinheiro público, a transparência administrativa, o compartilhamento do conhecimento produzido e a sustentabilidade.

Com a cessão gratuita, a economia do dinheiro público é incomensurável, uma vez que as instituições que o adotam deixam de gastar com a compra de soluções de mercado que, não raro, não solucionam as demandas para as quais são adquiridas. É a inovação advinda da implantação de uma cultura de socialização do conhecimento desenvolvido pela administração pública com os outros entes que a compõem. Se tal prática for mantida, será inegável que a gestão do orçamento público, a cada dia mais contingenciada, será sensivelmente mais racional. Não há mais espaço para aquisições milionárias quando há soluções gratuitas disponíveis.

Fonte: www.gov.br