Capacitação de administradores 

Os responsáveis pela parametrização do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) em sua unidade deverão realizar a capacitação da ENAP (Escola Nacional de Administração Pública) referente ao SEI Administrar. Acesse por meio do link abaixo:

Curso Sistema Eletrônico de Informações – SEI! ADMINISTRAR

O curso é gratuito, tem duração de 40 horas e deverá ser concluído em até 3 semanas seguindo o cronograma de implantação que elaboramos. 

O usuário aprenderá a parametrizar, configurar e administrar o  SEI. A capacitação poderá ser consultada, durante as configurações, em formato leitura.

Para acessar o arquivo Clique aqui 

Levantamento de dados 

Após a conclusão do curso, você deverá preencher uma planilha com todos os dados do seu UF (unidades, usuários, cargos, estrutura hierárquica).   

O preenchimento desta planilha é fundamental para que você tenha em mãos todas as informações necessárias para povoar o sistema. Com ela completa, basta copiar e colar as informações nos campos correspondentes.  

Elaboração de normativo próprio 

Será preciso regulamentar o uso do SEI em seu órgão. Para isso, disponibilizamos os normativos do CAU/BR e UFs que já implementaram para que você use como ponto de partida. O normativo deve apresentar definições e procedimentos para uso do sistema. 

Lembre-se de que o normativo precisa ser concluído para publicação ao final das configurações, marcando a data de início da adoção.  

Clique aqui para ver SEICAU! Legislação

Atividades CAU/BR 

A implantação do SEI no âmbito do CAU está calçada na máxima autonomia dos UF. Embora o CAU/BR esteja à disposição para apoiar a implantação em sua UF algumas ações precisam estar centralizadas. Desta forma, todas as informações referentes aos órgãos são disponibilizadas pelo CAU/BR tanto no ambiente de teste quanto em produção. 

Caso o seu órgão não possua em sua infraestrutura um servidor de autenticação de usuários (AD – Active Directory ), o CSC – CAU/BR disponibilizará o cadastro de todos os usuários em seu ambiente. O login do usuário será o mesmo que o administrador do CAU/UF informará na planilha de usuários. Uma senha provisória padrão será criada para uso durante os testes e capacitação (ambiente de treinamento). Antes do órgão utilizar o SEI efetivamente, uma senha aleatória será enviada por e-mail para cada usuário. Quando houver a necessidade do usuário trocar de senha deverá ser solicitado via GAD à equipe do CAU/BR responsável pelo SEI para que uma nova senha seja gerada e novamente enviada por e-mail. 

Caso o seu órgão possua AD próprio, integrado com o CAU/BR, a administração de acesso ao SEI dos usuários será feita de forma independente pelo próprio órgão. O endereço IP do servidor de autenticação deverá ser informado para a equipe do CAU/BR responsável pelo SEI para a devida configuração no SIP.  

Numeração de processos 

A numeração de processos está configurada nacionalmente. Ela é feita através do Número Único de Protocolo – NUP (número atribuído ao documento, avulso ou processo, na unidade protocolizadora de origem, para controle de seus documentos). O NUP é composto por: 

Código identificador do órgão. numeração sequencial/ano-dígito 

Por exemplo: 00146.000132/2023-39 

*Cada UF já possui o seu código identificador.  

Ex. No CAU/BR, o código é 00146 

Teste x produção 

O ambiente de teste fica sempre disponível aos usuários para que façam capacitações e reciclagens. É fundamental que o ambiente de teste espelhe o ambiente de produção deixando-o corretamente disponível para os usuários refletindo o ambiente real do SEI. 

É importante que você se lembre de que é no ambiente de teste que os colegas ganham segurança para a correta utilização do sistema, sobretudo na fase de aprendizagem.  

Lembre-se de que os usuários, tanto em teste quanto em produção, vão buscar suas unidades, as assinaturas disponíveis e as unidades para as quais ele poderia tramitar processos. Manter o ambiente de teste desatualizado prejudica o usuário que busca aprimorar seus conhecimentos.  

Cadastro de unidades 

A nomenclatura das unidades deverá seguir o seguinte padrão ÓRGÃO/UNIDADE IMEDIATAMENTE SUPERIOR/UNIDADE, por exemplo CAUBR/CSC/COSGI = cadastro da unidade COORDENEDORIA DO SGI (COSGI). A unidade CSC está imediatamente acima da COSGI. 

E-mails do sistema

Você precisará cadastrar um e-mail para cada unidade, que não deve ser um e-mail pessoal. Os e-mails cadastrados no sistema, tanto pessoais quanto das unidades, devem ser os oficiais do CAU conforme Portaria Normativa de 18 de dezembro de 2019.

Cadastro de usuários SIP 

Cadastrar usuários com nome em CAIXA ALTA para manter o padrão na assinatura do usuário. Quando ele assinar os documentos no SEI seu nome aparecerá em CAIXA ALTA mantendo o mesmo padrão de todos os órgãos. 

O campo “nome social” não é de preenchimento obrigatório, mas você deve usá-lo se for solicitado pelo usuário. A assinatura, nesse caso, será o nome social e, portanto, você também deve preenchê-lo em CAIXA ALTA. 

Permissões de usuários  

Estagiários deverão ter a permissão “colaborador” e os demais, a permissão “básico”. Apenas essas duas permissões estarão disponíveis para os administradores dos CAU/UF. Caso necessário, a criação de novo perfil, específico para alguma ação, deverá ser sugerido e debatido nos grupos de gestão do sistema.    

Unidades configuradas como Ouvidoria ou Arquivamento 

Estas permissões somente são concedidas pelo CAU/BR. Em caso de necessidade, solicite via GAD. 

Somente uma unidade poderá ser selecionada como “Ouvidoria”, sendo ela a única a visualizar os processos com assunto “Ouvidoria”.  

Apenas uma unidade deverá ser selecionada como “Arquivamento”. Isso implica que todos os usuários cadastrados nela terão acesso aos menus “Arquivamento”, “Desarquivamento” e “Localizadores”, podendo arquivar as partes analógicas dos processos. Ou seja, as vias físicas (papel) de documentos que forem digitalizadas e importadas para o sistema como documento externo poderão ser solicitadas pelo usuário para consulta do original (previamente entregue ao setor de arquivamento). Os colaboradores da unidade de arquivamento poderão associar localizadores a esses documentos para auxílio da busca.  

Contatos associados de cada unidade 

O sistema preenche automaticamente os campos de endereço ao selecionar o seu órgão em “Pessoa jurídica associada”. No campo “Natureza” marque “pessoa jurídica”, não é necessário marcar o campo “Gênero”. 

Timbre do CAU/UF – Personalização dos documentos 

Encaminhe para a equipe responsável pelo SEI no CAU/BR um arquivo de imagem (formato .png e dimensão de 700 pixels) com o timbre do seu órgão. Após ser incluído no sistema, todos os documentos gerados no CAU/UF exibirão o timbre correspondente no cabeçalho, independentemente de quem tiver criado o modelo. 

Assinatura das unidades  

O SEI foi criado para servir à administração pública federal e em órgãos muito grandes há muita movimentação de pessoas entre as áreas. Desta forma, sempre que for assinar um documento o usuário deve selecionar a função que estiver exercendo naquele momento. Por exemplo, se um analista estiver temporariamente substituindo um coordenador, ele deve selecionar a função “coordenador” e assinar o documento mediante senha pessoal.  

Cabe aos administradores disponibilizarem todas as possíveis funções de cada unidade, de modo que o usuário possa escolher dentre elas. Não é necessário cadastrar todas as funções disponíveis no seu órgão, apenas as possíveis em cada unidade. 

Lembre-se de que estagiários não assinam documentos, então, você não deve disponibilizar essa função em nenhuma unidade. 

Check list de configurações: 

Novos tipos de processos: 

O SEI disponibiliza, através da base de dados do executivo federal e novos cadastros que já realizamos, 389 tipos de processos. Sabemos que a realidade de cada órgão tem especificidades e o SEI permite que façamos essa adaptação criando novos tipos alinhados à nossa necessidade.  

Os tipos de processos são disponíveis para todos os órgãos e por isso devem ser padronizados. Há também a necessidade da correta classificação dos assuntos que determinam o tempo de guarda de cada tipo de processo. 

Por se tratar de uma base de dados comum a todos os CAU, sempre que houver necessidade de criação de um novo tipo processual essa solicitação deve ser feita ao CAU/BR por meio do GAD. Ao receber o pedido, o NGD (núcleo de gestão documental) do CAU/BR procederá a análise da solicitação de modo a evitar duplicidade de tipos com nomes diferentes e fará a devida classificação do tipo. Assim que concluída a análise o tipo será disponibilizado. 

Caso a necessidade seja urgente você deve orientar o demandante que use um tipo similar e, se for o caso, assim que possível, o usuário poderá alterar o tipo processual. 

Novos modelos de documentos 

Todos os administradores do sistema têm autonomia para criar novos modelos de documentos. Eles devem ser nomeados com o nome de seu órgão entre parênteses antes do nome do arquivo. Ex.: (CAU/BR) Modelo de documento. Eles devem ser salvos no grupo de seu UF e estar “restritos ao órgão” para que os usuários não se confundam e usem documentos de outro UF.

É importante lembrar que o SEI cresce de forma cooperativa entre os órgãos e que é muito salutar manter o diálogo com outros administradores a fim de aproveitar as boas práticas implementadas em cada órgão. Mantenha o contato com os colegas estudando os modelos de documentos de outros órgãos. É possível que o modelo do colega seja bom para você.

Os documentos criados deverão ter aplicabilidade configurada apenas como documento INTERNOS e não externos.

Bases de conhecimento 

As bases de conhecimento inseridas no sistema ficam disponíveis para todos os usuários independente do órgão. Isso quer dizer que se o CAU/RS disponibilizar uma base de conhecimento, os colegas do CAU/RO terão acesso ao documento. Assim como no modelo de documento, procure analisar as bases dos colegas. É possível que o fluxo de um órgão possa facilitar a utilização do sistema no seu.